<no title>

عوامل تاثیر گذار بر نوع سیستم اطلاعاتی مورد نیاز:

1- نوع صنعت یا تجارت :نحوه عملکرد هر سازمان (شرکت)با سازمان دیگر متفاوت است بدین دلیل نیازهای اطلاعاتی،اهداف متفاوت وافقهای برنامه ریزی گوناگونی دارند و نیاز فوری انها به اطلاعات با همدیگر متفاوت است.

2- جایگاه ان در چرخه عمر صنعت:مراحل چرخه عمر صنعت عبارتند از:الف)معرفی ب)رشد ج)بلوغ د)افول. که البته با ایجاد خلاقیت میتوان بعد از مرحله بلوغ بجای مرحله افول با معرفی یک کالای جدید دوباره مراحل را از ابتدا اغاز کرد. صنعت در هر مرحله ای از چرخه عمر که باشد مدیریت به سیستم اطلاعاتی خاصی نیاز دارد. درکاملترین مرحله (بلوغ) سیستم اطلاعات رسمی تر ومنظم تری نیاز است.

3- اندازه وساختار سازمان:هرچه سازمان بزرگتر شود به سیستم اطلاعات رسمیتری نیاز دارد.گرینر با ایجاد مدلی نشان داده که سازمان در هر مرحله ای از رشد با بحرانهای مختلفی مواجه می باشد که برطرف کردن هر بحران مستلزم تغییرات ساختاری عمده در داخل سازمان است.مراحل رشد یک سازمان وسیستمهای اطلاعاتی مرتبط با هر مرحله از رشد در پایین توضیح داده میشود.

  4- وضعیت فعلی فناوری:به علت پیشرفت در فناوری  امروزه فرایند یادگیری از تجربه دیگرسازمانها مجموعه ای کاملا متفاوت از مشکلات واختیارات را دارا میباشد.برای مثال استفاده از یک سیستم خبره در رفع بحران مرحله سوم می تواند موثر باشد.

5- سبک مدیریت:سیستم اطلاعات که برای کمک به مدیران ایجاد میشود باید نشانگر سبک رایج مدیریت باشد.نوع صنعت وسن شرکت تا اندازه ای سبک مدیریتی مورد نیاز را نشان میدهند.

6- وسعت جغرافیائی:با گسترده شدن وسعت جغرافیایی سازمان سیستم اطلاعات رسمیتر واستانداردتر خواهد بود.اما اگر امکان ایجاد تسهیلات ارتباط از راه دور و سایر پیشرفتها برای سازمان باشد به سیستم اطلاعات غیر رسمی تری نیاز است.

7- تاثیرات سیاسی واقتصادی:اگر در یک کشور سیستم سیاسی انعطاف ناپذیر حاکم باشد ساختار سازمان سلسله مراتبی میشود ودر نتیجه سیستمها رسمی وعمودی گرا میشود. اگر سیستم دموکراسی برقرار باشد عکس حالت بالا صادق است.همچنین در وضعیت اقتصادی مناسب سیستم اطلاعاتی غیر رسمیتر ودر موقعیت اقتصادی نامناسب سیستم اطلاعاتی رسمی تر میشود.

مراحل رشد سازمان وسیستم اطلاعاتی مرتبط:

1-    رشد از طریق خلاقیت:در این مرحله شرکت توسط موسس اداره میشود وتمام فعالیت فرد موسس صرف ساختن وبازاریابی کالا میگردد.ارتباط بین کارمندان غیر رسمی است.در اینجا بدلیل عدم ارتباط رسمی نیازی به سیستم اطلاعات نمیباشد. وقتی شرکت نتواند بطور غیر رسمی اداره شود بحران روی میدهدکه با استخدام یک مدیر مسئله حل میگردد.

2-    رشد از طریق هدایت:مدیر جدید ساختار سازمانی وظیفه ای ایجاد واکثر تصمیمات را اخذ میکند. ارتباط بین کار کنان رسمی تر میشود. اگر مدیر تمام قدرت را به دست گیرد و به زیر دستان فرصتی برای برنامه ریزی وتصمیم گیری ندهد بحران رخ میدهدکه لازم است مدیر مسئولیتها را به درستی به زیر دستان تفویض کند.دراینجا یک سیستم اطلاعات رسمی که بوسیله سیستمهای کوچک کامپیوتری ایجاد شده نیاز است.

3-    رشد از طریق تفویض اختیار:سازمان به صورت غیر متمرکز است ومدیران سطح بالا از طریق تفکیک کارها مدیریت میکنند.بروز بحران زمانی است که مدیران بخواهند طرحها وفناوری وبودجه خود را بدون هماهنگ ساختن با دیگر بخشها بکار برند.در این مرحله گزارشهای مالی وسیستمهای کنترل تغییر زیادی نمی کنند وبه گزارشهای استانداردی نیاز است.

4-    رشد از طریق هماهنگی:تلفیق واحدهای غیر متمرکز با گروههای تولید انجام میشود.مدیر ارشد تمام روشها واستانداردهای گزارش گیری را دیکته میکند.ممکن است مدیران صف از دستورات سنگین کارکنان اداره مرکزی به دلیل عدم اشنایی با شرایط محلی برنجند وکارکنان مرکز نیز از عدم همکاری واحد صف ناراضی باشند.دراینجا به سیستمی نیاز است که بخشهای گوناگون را به اداره مرکزی مرتبط کند.

5-    رشد از طریق همکاری:دراین مرحله تمرکز درونی سازمان از طریق فعالیت نیروی کار یا کار گروهی حل می شود.که هر گروه برای حل مشکلی خاص یا طراحی وارتقای محصول ایجاد می شود.بعد از تمام شدن کار،گروه منحل می شود. در اینجا به یک سیستم خبره جهت رسیدن به نتایج رضایت بخش نیاز است . 

سطوح سه گانه نیازمندیهای اطلاعاتی:

1-اطلاعات مورد نیاز سازمان 2-اطلاعات مورد نیاز پایگاه داده 3-اطلاعات مورد نیاز سیستم کاربردی

راهبردهایی برای تعیین نیازمندیهای اطلاعاتی:

1- راهبرد پرسش:تحلیلگر نیازهای اطلاعاتی را تنها با پرسش از افراد بدست میاورد.برای سیستمهای پایداری که ساختار تعریفی مناسبی دارندو یا ساختار انها توسط قانون وقواعدتعریف شده است مناسب می باشد.

2-راهبرد اخذ از سیستم اطلاعاتی موجود:یعنی استفاده ازتجربه  سیستمهایی که قبلا بطور عملی بکار گرفته شده اند به شرطی که سیستم جدید در سازمانی مشابه با همان سیستم کاربردی استفاده شود.

3-راهبرد ارایه راه حل از مشخصه های سیستم مورداستفاده: شامل روشهای زیر میباشد:الف)تجزیه تحلیل نرماتیو:که برپایه تشابه اساسی که بین انواع سیستمهای مقصد وجود دارد بنا شده است.

ب)تغییر شکل مجموعه راهبردی:روشی که طرح سیستم اطلاعات را با هدفهای سازمانی تطبیق می دهد.

ج) تجزیه تحلیل عوامل بحرانی:فرایندی دو مرحله ای شامل بدست اوردن عوامل بحرانی ومشتق شدن نیازمندیهای اطلاعاتی است.نمونه ای از ان عوامل بحرانی موفقیت(CSF)است.

د) تجزیه تحلیل فرایند:این روش فرایندهای کاری را مبنای حمایت از سیستم اطلاعات می شمارد.از انجا که فرایندها با گذشت زمان ثابت می مانند لذا نیاز های نشات گرفته از انها نیازهای پایدار سازمان میباشند.نمونه ای از ان برنامه ریزی سیستم تجاری(BSP)است.

ه) تجزیه تحلیل مقصد-وسبله:براساس تئوری سیستمها بنا شده است.یعنی ورودیها بااستفاده از فرایندهای سازمانی به خروجی تبدیل میشود.

و) تجزیه تحلیل تصمیم:شامل مراحل1- تعیین تصمیم2-تعریف فرایند تصمیم3-تعریف اطلاعات مورد نیاز ان فرایند

ز) تجزیه تحلیل اجتماعی-فنی:شامل دو قسمت1- مسایل اجتماعی که با انسان روابط ورفتار مواجه است و2-مسایل فنی که با تجهیزات و... روبروست.

ح) تجزیه تحلیل ورودی-پردازش-خروجی:این روش نیز دارای رویکردی سیستمی است یعنی شامل ورودیها،خروجیها وفراگردهایی که باعث تبدیل ورودی به خروجی میشوند.

4-راهبرد کشف از طریق ازمایش سیستم اطلاعات نو ظهور:گروهی از نیازهای ابتدایی تعریف میشوند وبراساس ان سیستم اطلاعات جدید بوجود میاید.بعد از راه اندازی سیستم ودر طی کار کردن با ان نیازهای جدیدی کشف می شودوبه سیستم اضافه میگردد.

مدل مرحله ای NOLAN:بر اساس تئوری اقتضایی بنا شده وقالبی برای سیستمهای اطلاعاتی ایجادمیکند تا انواع مختلف انها رابا مراحل رشد انطباق دهد.

مراحل رشد سیستم اطلاعاتی:NOLAN  مراحل رشد را به چند نوع تقسیم کرده است.در نوع اول چهار مرحله:1-معرفی2-گسترش(سرایت)3-رسمی شدن(کنترل)4-بلوغ(یکپارچگی) وجود دارد.در نوع دوم تعداد مراحل به شش مرحله:1-معرفی2-گسترش3-کنترل4-یکپارچگی5-مدیریت داده6-بلوغ افزایش پیدا کرده است ودرنوع سوم بیان میداردکه تغییرات عمده فناوری باعث حذف مرحله بلوغ شده وسه مرحله اول مجددا تکرار میشوند.

مدل سه مرحله ای فرایند برنامه ریزی:این مدل توسط بومن،دیویس و ودربی ایجاد شده است. در ان فعالیتهای کلی سازمان از سه قسمت :برنامه ریزی راهبردی(مدیرعالی)، بررسی نبازمندیهای اطلاعاتی سازمان(مدیر میانی) وتخصیص منابع(مدیر عملیاتی)تشکیل شده است که هر فعالیت از روش شناسیهایی تشکیل گردیده است.به عنوان مثال مدل تنظیم راهبردی تغییر شکل مدل برنامه ریزی سیستم تجاری ومدل مقایسه ای هزینه وسود به ترتیب مربوط به سه فعالیت یادشده میباشند.

پيام هاي ديگران        link        یکشنبه، 6 آذر، 1384 -

سيستمها ومدلسازی

 چون در بحث های گذشته مقداری درباره سیستمها گفته شده است لذا در مطالب امروز از ذکر موارد تکراری پرهیز می شود.

سیستم ترکیبی ازافراد منابع مفاهیم وروشها است که برای رسیدن به هدفی با هم در تلاش وتعامل می باشند. 

محیط سیستم:عناصر مختلف در اطراف سیستم که می توانند بر کارائی آن و رسیدن به هدفهایش تاثیر بگذارند و باید این عناصر با هدفهای سیستم در ارتباط باشند وکنترل آنها توسط سیستم یا سازمان ممکن نباشد .

مرز سیستم: سیستم را از عناصر محیطی اطراف خود جدا می سازد بطوریکه سیستم درون مرز ومحیط خارج از آن قرار می گیرد.

سیستم باز وبسته:سیستم باز وابسته به محیط اطرافش میباشد به گونه ای که ورودیها را از محیط گرفته وخروجیها را نیز به آنجا باز می گرداند.سیستم بسته مستقل از محیط خود میباشد وهیچ رابطه ای با آن ندارد.اکثر سیستم های کامپیوتری سیستم باز می باشند.

اثر بخشی وکارائی سیستم: اثربخشی به ما نشان میدهد که تا چه اندازه فعالیتها به اهداف از پیش معین شده نزدیک می باشند لذا برای مشخص کردن آن باید خروجی سیستم را مورد مطالعه قرار دهیم.کارائی انجام دادن صحیح کار واستفاده مناسب از ورودیها برای دستیابی به خروجیهای مورد نظر می باشد.

مدل:نمایش ساده یا خلاصه شده واقعیت خارج از ذهن انسان میباشد که بدلیل پیچیده بودن سیستم واقعی ونداشتن توانائی برای کپی برداری دقیق از آن معمولا ساده تر میباشند.

انواع مدل:

1-    مدل تجسمی: حالت فیزیکی یک سیستم که از نظر اندازه متفاوت با واقعیت آن است.مانند مدل یک ماشین ویا ماکت یک ساختمان.

2-    مدل قیاسی:از نظر ظاهر شبیه سیستم واقعی نیست ولی مانند آن رفتار می کند و از مدل تجسمی خلاصه تر است. ما نند نمودار سازمانی یا نقشه جغرافیا.

3-    مدل ریاضی: زمانیکه پیچیدگی روابط زیاد باشد بطوریکه نتوان آنها را در قالب دو مدل قبلی نشان داد یا ارائه آنها در قالب این دو مدل پر زحمت وزمانبر باشد از روشی خلاصه تر یعنی کمیت، فرمول ،محاسبه ومنطق (مدل ریاضی) استفاده می شود.

مزایای مدلها:

1-    کوتاه کردن زمان(شبیه سازی سالها عملیات طی چند ثانیه).

2-    تغییر وکنترل ساده تر مدل نسبت به واقعیت.

3-    هزینه آنالیز مدل بسیار کمتر از سیستم واقعی است.

4-    پایینتر بودن هزینه اشتباهات در آزمایش مدل نسبت به واقعیت.

5-    با مدلسازی خطرات محیطهای غیر قابل اطمینان محاسبه میشود.

6-    در مدلهای ریاضی تعداد نامحدودی از راهکارها بررسی میشوند.

7-    مدلها باعث بهبود یادگیری واموزش افراد میشوند.

فرایند مدلسازی:زمانیکه در یک سازمان مشکلات ومسائل گوناگونی بوجود میاید مدیران سازمان برای حل آن مشکلات از شیوه ها وروشهای مختلفی می توانند استفاده کنند مانند روشهای سعی وخطا ،شبیه سازی ،بهینه سازی واکتشافی.

آزمون وخطا(Trial-and-error):در این روش روی سیستم واقعی آزمایشهایی انجام می شود واینکار آنقدر ادامه پیدا می کند تا پس از خطاهای مکرر آزمایش به نتیجه برسد.اگر تعداد راهکارها وهزینه ناشی از خطا زیاد باشدونیز محیط عامل تغییر باشد این روش جوابگو نخواهد بود.

شبیه سازی(simulation):این روش بر اساس داده های گذشته وپیشنهادی انجام می گیرد وایجاد مدل با هدف دستیابی به نتایجی مانند سود یا زیان کل ،درصد مشتریان ناراضی و... صورت میپذیرد.از مزایای این روش سرعت بخشیدن به عملیات یا تغییر مقدار سفارشات است ولی هیچ تضمینی وجود ندارد که در آزمایشات گوناگون نتیجه نهایی مقدار بهینه باشد وهمچنین بخاطر استفاده از افراد متخصص هزینه ایجاد وآزمایش مدل بالا می باشد.

بهینه سازی(optimization): در این مدل میزان سفارش بهینه طی چند ثانیه پیدا میشود و داده های ورودی ،خروجیهای مورد نظر  ورابطه ریاضی به صورت دقیقی مشخص شده است.عیب این روش دراین است که فقط زمانی که مسئله ساخت یافته ومعین باشد می توان از آن استفاده کرد.

اکتشافی(heuristics): در این روش برای تعیین مقدار سفارش دو راه وجود دارد راه اول: تعیین میزان موجودی بر اساس معدل تقاضای روز قبل

 راه دوم: تعیین موجودی براساس تقاضای همانروز در هفته گذشته.